การจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศ 

        การจัดการสารสนเทศ คือ ขั้นตอนหรือกิจกรรมในการดำเนินการเพื่อสร้างสารสนเทศ ซึ่งมีรายละเอียดของขั้นตอนต่าง ๆ ดังนี้

1. การรวบรวมข้อมูลและการตรวจสอบข้อมูล

            1. การรวบรวมข้อมูล คือ การเสาะหาข้อมูลหรือข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นมารวมกัน ซึ่งการรวบรวมข้อมูลสามารถทำได้โดยการเก็บข้อมูลจากแบบสอบถาม การสัมภาษณ์ การสังเกต การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นต้น ตัวอย่างเช่น โรงเรียนรวบรวมข้อมูลโดยให้นักเรียนกรอกแบบฟอร์มประวัตินักเรียน ร้านค้ารวบรวมข้อมูลการขายโดยการป้อนข้อมูลการขายสินค้าให้กับลูกค้าแต่ละรายในเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นต้น

            2. การตรวจสอบข้อมูล คือ การพิสูจน์ความถูกต้องของข้อมูล หากพบว่าข้อมูลผิดก็จะต้องทำการแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลที่ป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ อาจทำได้โดยการให้ผู้ป้อนข้อมูล 2 คน ป้อนข้อมูลชุดเดียวกัน แล้วนำมาเปรียบเทียบกัน

2. การประมวลผลข้อมูล

เป็นการกระทำของเครื่องคอมพิวเตอร์กับข้อมูล ได้แก่ การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล การคำนวณ การเปรียบเทียบ การเรียงลำดับ การจัดกลุ่มข้อมูล และการจัดทำรายงาน

3. การดูแลรักษาข้อมูล

            1. การจัดเก็บข้อมูล หมายถึง การป้อนข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์รวมถึงการบันทึกข้อมูลไว้ในหน่วยเก็บข้อมูลสำรอง เช่น ฮาร์ดดิสก์ แฟลชไดร์ฟ เป็นต้น

            2. การทำสำเนาข้อมูล หมายถึง การคัดลอกข้อมูลจากแฟ้มต้นฉบับและบันทึกไว้ในหน่วยเก็บข้อมูลสำรอง เช่น ซีดีรอม เพื่อใช้ในกรณีที่เครื่องคอมพิวเตอร์เสียหาย ซึ่งอาจทำให้มีข้อมูลสูญหายไปได้ ส่วนใหญ่ข้อมูลที่สำคัญก็จะมีการสำรองข้อมูลไว้ทุกวันหรือทุกสัปดาห์ ซึ่งแฟ้มข้อมูลที่คัดลอกมาไว้ใช้ เรียกว่า แฟ้มข้อมูลสำรอง (backup file)

            3. การสื่อสารข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลและสารสนเทศมาเผยแพร่หรือส่งต่อให้กับผู้ใช้งานที่อยู่ห่างไกล ปัจจุบันนิยมใช้ส่งหรือเผยแพร่ข้อมูลและสารสนเทศผ่านอินเทอร์เน็ต เนื่องจากเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ครอบคลุมทั่วโลก

            4. การปรับปรุงข้อมูล หมายถึง การแก้ไขข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน ไม่ล้าสมัย เพื่อให้ข้อมูลมีความเหมาะสมกับการทำงาน